1. CONSIDERACIONES GENERALES
El artículo 15 de la Constitución de la República de Colombia consagra el derecho de cualquier persona de conocer, actualizar y rectificar los datos personales que existan sobre ella en bancos de datos o archivos de entidades públicas o privadas. Igualmente, ordena a quienes tienen datos personales de terceros respetar los derechos y garantías previstos en la Constitución cuando se recolecta, trata y circula esa clase de información.
Igualmente, con el fin de dar cumplimiento a la Ley 1581 de 2012, sus decretos reglamentarios, y toda norma posterior que las modifique o complemente las sociedades Grupo Roble de Colombia S.A.S (identificada con el NIT. 900.073.946), Corporación de Inversiones de Colombia S.A. Sucursal Colombia (identificada con el NIT. 900.536.058) e Inversiones Inmobiliarias de Colombia S.A.S. (identificada con el NIT. 900.073.948) y la propiedad horizontal Edificio Bogotá Corporate Center Une Marsh – Propiedad Horizontal (identificada con el NIT 900.324.376), quienes en adelante conjuntamente se denominarán Grupo Roble en Colombia adoptan la siguiente Política de Tratamiento de Información (en adelante “PTI”) de obligatoria aplicación en todas las actividades que involucre el tratamiento de datos personales y de obligatorio cumplimiento por parte de las empresas, propiedades, administradores, empleados y funcionarios.
2. OBLIGATORIEDAD Y ALCANCE
Esta política es de obligatorio y estricto cumplimiento por parte de Grupo Roble en Colombia, sus administradores, empleados en Colombia, los contratistas y terceros que obran en nombre de Grupo Roble en Colombia.
Todos los empleados de Grupo Roble en Colombia deben observar y respetar estas políticas en el cumplimiento de sus funciones.
La PTI aplica para toda la información personal registrada en las bases de datos de Grupo Roble en Colombia, en calidad de Responsable del tratamiento de los datos personales.
3. DEFINICIONES
Para la implementación de la PTI, se tendrán en cuenta las siguientes definiciones:
Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del titular del dato para llevar a cabo el tratamiento. Esta puede ser escrita, verbal o mediante conductas inequívocas que permitan concluir de forma razonable que el titular otorgó autorización.
Aviso de privacidad: Comunicación verbal o escrita generada por el responsable, dirigida al titular para el tratamiento de sus datos personales, mediante la cual se le informa acerca de la existencia de la PTI que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las finalidades del tratamiento que se pretende dar a los datos personales.
Base de datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de tratamiento.
Causahabiente: Persona que ha sucedido a otra por causa del fallecimiento de esta (Heredero).
Compañía o Empresa: Se refiere a Grupo Roble en Colombia.
Consulta: Solicitud del titular del dato o las personas autorizadas por éste o por la ley para conocer la información que reposa sobre ella en bases de datos o archivos.
Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.
Dato personal público: Es el dato calificado como tal según los mandatos de la ley o de la Constitución Política y todos aquellos que no sean semiprivados o privados. Son públicos, entre otros, los datos contenidos en documentos públicos, registros públicos, gacetas y boletines oficiales y sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidos a reserva, los relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio y a su calidad de comerciante o de servidor público. Los datos personales pueden ser públicos, semiprivados o privados.
Dato personal privado: Es el dato que por su naturaleza íntima o reservada sólo es relevante para la persona titular del dato.
Dato personal semiprivado: Es semiprivado el dato que no tiene naturaleza íntima, reservada, ni pública y cuyo conocimiento o divulgación puede interesar no sólo a su titular sino a cierto sector o grupo de personas o a la sociedad en general, como, entre otros, el dato referente al cumplimiento e incumplimiento de las obligaciones financieras o los datos relativos a las relaciones con las entidades de la seguridad social.
Datos sensibles: Información que afecta la intimidad de la persona o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos (huellas dactilares, entre otros).
Encargado del tratamiento: Persona natural o jurídica que por sí misma o en asocio con otros, realiza el tratamiento de datos por cuenta del responsable del tratamiento.
Grupo Roble en Colombia: Se refiere las sociedades sociedades Grupo Roble de Colombia S.A.S (identificada con el NIT. 900.073.946), Corporación de Inversiones de Colombia S.A. Sucursal Colombia (identificada con el NIT. 900.536.058) e Inversiones Inmobiliarias de Colombia S.A.S. (identificada con el NIT. 900.073.948) y la propiedad horizontal Edificio Bogotá Corporate Center Une Marsh – Propiedad Horizontal (identificada con el NIT 900.324.376).
PTI: Política de Tratamiento de Información.
Reclamo: Solicitud del titular del dato o las personas autorizadas por éste o por la ley para corregir, actualizar o suprimir sus datos personales o cuando adviertan que existe un presunto incumplimiento del régimen de protección de datos, según el artículo 15 de la ley 1581 de 2012.
Requisito de procedibilidad: El Titular o causahabiente sólo podrá elevar queja ante la Superintendencia de Industria y Comercio una vez haya agotado el trámite de consulta o reclamo ante el Responsable del Tratamiento o Encargado del Tratamiento, lo anterior según el artículo 16 de la ley 1581 de 2012.
Responsable del tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el tratamiento de los datos.
Titular: Es la persona natural cuyos datos personales sean objeto de tratamiento.
Transferencia: La transferencia de datos tiene lugar cuando el Responsable y/o encargado del tratamiento de datos personales, ubicado en Colombia, envía la información o los datos personales a un receptor, que a su vez es responsable del tratamiento y se encuentra dentro (transferencia nacional) o fuera del país (transferencia internacional).
Transmisión: Tratamiento de datos personales que implica la comunicación de los mismos dentro (transmisión nacional) o fuera de Colombia (transmisión internacional) y que tiene por objeto la realización de un tratamiento por el Encargado por cuenta del Responsable.
Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
4. PRINCIPIOS PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES
El tratamiento de datos personales por parte de Grupo Roble en Colombia debe realizarse respetando las normas generales y especiales sobre la materia y para actividades permitidas por la ley. Por esto, se regirá de acuerdo con los principios establecidos en el artículo 4 de la Ley 1581 de 2012, a saber:
4.1. Principio de libertad: Salvo norma legal en contrario, la recolección de los datos sólo puede ejercerse con la autorización previa, expresa e informada del titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin el previo consentimiento del titular, o en ausencia de mandato legal o judicial que releve el consentimiento.
Se deberá informar al titular del dato de manera clara, suficiente y previa acerca de la finalidad de la información suministrada y por tanto, no podrá recopilarse datos sin la clara especificación acerca de la finalidad de los mismos.
4.2. Principio de limitación de la recolección: Sólo deben recolectarse los datos personales que sean estrictamente necesarios para el cumplimiento de las finalidades del tratamiento, de tal forma que se encuentra prohibido el registro y divulgación de datos que no guarden estrecha relación con el objetivo del tratamiento. En consecuencia, debe hacerse todo lo razonablemente posible para limitar el procesamiento de datos personales al mínimo necesario. Es decir, los datos deberán ser: (i) adecuados, (ii) pertinentes y (iii) acordes con las finalidades para las cuales fueron previstos.
4.3. Principio de finalidad: El tratamiento debe obedecer a una finalidad legítima de acuerdo con la Constitución y la Ley, la cual debe ser informada al titular. Se deberá informar al titular del dato de manera clara, suficiente y previa acerca de la finalidad de la información suministrada y, por tanto, no podrán recopilarse datos sin una finalidad específica.
4.4. Principio de temporalidad: Los datos personales se conservarán únicamente por el tiempo razonable y necesario para cumplir la finalidad del tratamiento y las exigencias legales o instrucciones de las autoridades de vigilancia y control u otras autoridades competentes. Los datos serán conservados cuando ello sea necesario para el cumplimiento de una obligación legal o contractual. Para determinar el término del tratamiento se considerarán las normas aplicables a cada finalidad y los aspectos administrativos, contables, fiscales, jurídicos e históricos de la información.
4.5. Principio de veracidad o calidad: La información sujeta a tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error. Se deberán adoptar medidas razonables para asegurar que los datos sean precisos y suficientes y, cuando así lo solicite el Titular o cuando Grupo Roble en Colombia lo determine, sean actualizados, rectificados o suprimidos cuando sea procedente.
4.6. Principio de seguridad: Cada persona vinculada con Grupo Roble en Colombia deberá cumplir las medidas técnicas, humanas y administrativas que establezca la entidad para otorgar seguridad a los datos personales evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
4.7. Principio de transparencia: en el tratamiento debe garantizarse el derecho del titular a obtener en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernan.
4.8. Principio de acceso y circulación restringida: Sólo se permitirá acceso a los datos personales al titular del dato, a las personas autorizadas por el titular del dato y/o a las personas que por mandato legal u orden judicial sean autorizadas para conocer la información del titular del dato. Sólo se puede enviar o suministrar los datos personales al titular del dato, a las personas que sean debidamente autorizadas por el titular del dato y/o a las entidades públicas o administrativas en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial. Los datos personales, salvo la información pública, no podrán estar disponibles en Internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido sólo a los Titulares o terceros autorizados.
4.9. Principio de confidencialidad: Todas las personas que intervengan en el tratamiento de datos personales que no tengan la naturaleza de públicos están obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el tratamiento, pudiendo sólo realizar suministro o comunicación de
datos personales cuando ello corresponda al desarrollo de las actividades autorizadas en la ley.
4.10. Principio de legalidad: El tratamiento se sujetará a lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012 y 1266 de 2008, y sus normas complementarias, y/o las que las modifiquen.
5. TRATAMIENTO AL CUAL SERÁN SOMETIDOS LOS DATOS PERSONALES Y LA FINALIDAD DEL MISMO
5.1. Tratamiento de los datos.
Con el otorgamiento de la autorización, el Titular conoce y acepta que Grupo Roble en Colombia recogerá y utilizará la información para los fines que al efecto le informe de manera previa al otorgamiento de la autorización. En la autorización se establecerá: (a) quién y qué datos se recopilan; (b) la finalidad del tratamiento de los datos; (c) Los derechos de acceso, corrección, actualización o supresión de los datos personales suministrados por el titular y, (iv) si se recopilan datos sensibles, de los cuales no tiene obligación de otorgar consentimiento.
Grupo Roble en Colombia realizará el tratamiento de los datos personales de acuerdo con las condiciones establecidas por el titular, la ley o las entidades públicas competentes para cumplir en especial las actividades propias de su actividad comercial, gestión general, gestión financiera, administración, organización, promoción, ofrecimiento, innovación, desarrollo de nuevos productos, procesos, proyectos, tecnologías, servicios, en beneficio propio o de terceros.
El tratamiento que dará Grupo Roble en Colombia consistirá en la recolección, compilación, almacenamiento, uso, consulta, transmisión, transferencia y/o circulación de los datos. Esto se podrá realizar a través de medios físicos, automatizados o digitales. Grupo Roble en Colombia señala de manera expresa que podrá contactar al Titular por vía telefónica (a través de llamadas y/o mensajes de texto como SMS y/o MMS), correo físico o electrónico, o medios digitales (como plataformas digitales propias o de terceros aliados comerciales, aplicaciones de mensajería instantánea y redes sociales, tales como Facebook, Instagram y WhatsApp, etc.) para el desarrollo de cualquiera de las finalidades listadas en esta política. Así mismo en la página web y plataformas digitales propias y de terceros se podrá hacer uso de cookies, para facilitar el uso y la navegación, mejorar la experiencia y la calidad en la plataforma digital, así como para cualquier otra finalidad señalada en esta PTI.
Grupo Roble en Colombia podrá transmitir y/o transferir los datos personales a terceros en Colombia o en el extranjero para que realicen tratamiento de estos para el desarrollo de las finalidades señaladas en la presente política. También podrá enviar los datos a empresas matrices, subsidiarias, o vinculadas de Grupo Roble en Colombia, en Colombia y en el extranjero, o con aliados comerciales (incluidas tiendas y establecimientos de comercio ubicados dentro de edificios y propiedades horizontales) para que traten la información con las mismas finalidades para las cuales fueron recolectadas.
5.2. Finalidades del tratamiento.
Los datos personales respecto de los cuales Grupo Roble en Colombia ostenta el carácter de responsable son incluidos en bases de datos y serán tratados para las siguientes finalidades:
(a) Efectuar las gestiones pertinentes para el desarrollo del objeto social y actividades empresariales y comerciales de Grupo Roble en Colombia, así como para el giro de sus negocios, proyectos, campañas, contacto, información, ventas, ofertas, e iniciativas de innovación, entre otras; (b) Efectuar las gestiones pertinentes para permitir la completa ejecución de los procesos y deberes precontractuales, contractuales y post contractuales con el titular, respecto de cualquiera de los productos, servicios u obligaciones ofrecidos por Grupo Roble en Colombia, que haya o no adquirido, o respecto de cualquier relación negocial subyacente que tenga con ella, incluyendo cobros prejudiciales y judiciales; (c) Realizar campañas, concursos, evaluaciones de calidad de servicios, encuestas de satisfacción, comunicaciones y envío de información al titular relativa a eventos, productos, servicios, ofertas, promociones, publicidad, mercadeo, alianzas, concursos, de desarrollo de servicios, comerciales y contenidos propios, de terceros y/o de sus aliados comerciales, directamente o a través de terceros; (d) Implementar estrategias de relacionamiento con clientes, proveedores, accionistas y otros terceros con los cuales la Empresa tenga relaciones contractuales o legales; (e) Invitar a eventos, ofertar nuevos productos, y la realización de todas aquellas actividades asociadas a la relación comercial o vínculo existente con Grupo Roble en Colombia, o aquel que llegare a tener; (f) Acceder, consultar, comparar, evaluar y reportar toda la información que sobre el Titular se encuentre almacenada en las bases de datos de cualquier central de riesgo crediticio, financiero, de antecedentes judiciales o de seguridad, de naturaleza estatal o privada, nacional o extranjera, o cualquier base de datos comercial o de servicios, que permita establecer de manera integral e histórica completa, el comportamiento que como deudor, usuario, cliente, garante, endosante, afiliado, beneficiario, suscriptor, contribuyente, empleado, contratista y/o como titular de servicios financieros, comerciales o de cualquier otra índole, así como listas y bases de datos nacionales e internacionales, propias y de terceros, para la prevención de actividades ilícitas como el lavado de activos y la financiación del terrorismo. Todo lo anterior se realizará en beneficio propio o de terceros aliados; (g) Consulta y reporte a la asociación bancaria, centrales de riesgo crediticio y entidades financieras sobre información financiera y comercial, en los términos de la Ley 1266 de 2008; (h) Realizar todas las gestiones de orden tributario, contable, fiscal, de facturación, administrativa y comercial; (i) Responder requerimientos judiciales o administrativos y el cumplimiento de mandatos judiciales o legales; (j) Controlar el acceso a las instalaciones, establecer medidas de seguridad, incluyendo la videovigilancia y la grabación de circuito cerrado de televisión y medidas de bioseguridad obligatorias, para proteger la integridad y seguridad de las personas y bienes, el cumplimiento de horarios y obligaciones laborales, entre otros. Estos datos son aquellos: (i) recolectados directamente en las porterías, puntos de seguridad y de atención, (ii) tomados de los documentos que suministran las personas al personal de seguridad y (iii) obtenidos de las videograbaciones que se realizan dentro o fuera de las instalaciones. Estos podrán ser utilizados como prueba en cualquier tipo de proceso, y trámites relacionados como trámites de reclamaciones ante aseguradoras, entre otras; (k) Las necesarias para el registro de actividades digitales y cualquier plataforma digital que promueva, incluyendo el uso de cookies; (l) cumplir con protocolos de bioseguridad, sanidad y de prevención propios y/o que sean ordenados por las autoridades competentes; (m) Realizar todas las gestiones de orden tributario, contable, fiscal, de facturación, administrativa y comercial; (n) Mantener actualizados los datos personales; (o) Realización de procesos de selección de personal y cumplimiento de obligaciones y normas laborales, seguridad social, pensiones, riesgos profesionales, cajas de compensación familiar (Sistema Integral de Seguridad Social), impuestos, beneficios extralegales para empleados y colaboradores, así como permitir la realización de pruebas psicotécnicas; (p) Dar cumplimiento a la ley colombiana o extranjera y a las órdenes de autoridades judiciales o administrativas, y gestionar trámites como solicitudes, quejas y reclamos y cumplir con obligaciones contraídas con sus clientes, proveedores, colaboradores, empleados y demás terceros; (q) Verificar el cumplimiento de requisitos, experiencia, cursos, certificaciones, afiliaciones y similares.
6. DERECHOS DE LOS TITULARES DE LOS DATOS
Los titulares de la información tienen derecho a:
a. Acceder a los datos proporcionados que hayan sido objeto de tratamiento.
b. Conocer, actualizar y rectificar su información frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo tratamiento esté prohibido o no haya sido autorizado. Para el efecto es necesario establecer previamente la identificación de la persona para evitar que terceros no autorizados accedan a los datos del titular del dato.
c. Solicitar prueba de la autorización otorgada a Grupo Roble en Colombia, excepto en los casos señalados en el artículo 10 de la Ley 1581 de 2012.
d. Informarse sobre el uso que Grupo Roble en Colombia ha dado a los datos personales, previa solicitud.
e. Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la ley 1581 de 2012, las normas que lo modifiquen, adicionen y complementen.
f. Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La revocatoria y/o supresión procederá por determinación de la Superintendencia de Industria y Comercio.
g. Abstenerse de responder las preguntas sobre datos sensibles o sobre datos de las niñas y niños y adolescentes. Tendrá carácter facultativo las respuestas que versen sobre datos sensibles o sobre datos de las niñas, niños y adolescentes.
h. Los demás derechos consagrados en la Ley 1581 de 2012 y demás normas complementarias.
El Titular también podrá revocar la autorización y solicitar la supresión del dato cuando no exista un deber legal o contractual que le imponga el deber de permanecer en la base de datos o archivo del Responsable o Encargado. La solicitud de supresión de la información y la revocatoria de la autorización no procederán cuando el titular tenga un deber legal o contractual de permanecer en la base de datos del Responsable o Encargado.
7. DEBERES DE GRUPO ROBLE EN COLOMBIA CUANDO OBRA COMO RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES
Todos los obligados a cumplir esta política deben tener presente que Grupo Roble en Colombia está obligado a cumplir deberes impuestos por la ley. Por ende, deben obrar de tal forma que cumplan las siguientes obligaciones:
7.1. Deberes de Grupo Roble en Colombia respecto del titular del dato
a. Garantizar al titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data, es decir, conocer, actualizar o rectificar sus datos personales;
b. Solicitar y conservar, en las condiciones previstas en esta política, copia de la respectiva autorización otorgada por el titular;
c. Informar de manera clara y suficiente al titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada;
d. Informar a solicitud del titular sobre el uso dado a sus datos personales
e. Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados en la presente política.
7.2. Deberes de Grupo Roble en Colombia respecto de la calidad, seguridad y confidencialidad de los datos personales
a. Observar los principios de veracidad o calidad, seguridad y confidencialidad en los términos establecidos en esta política;
b. Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento;
c. Actualizar la información cuando sea necesario;
d. Rectificar los datos personales cuando ello sea procedente.
7.3. Deberes de Grupo Roble en Colombia cuando realiza el tratamiento a través de un encargado.
a. Suministrar al encargado del tratamiento únicamente los datos personales cuyo tratamiento esté previamente autorizado.
b. Garantizar que la información que se suministre al encargado del tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible;
c. Actualizar la información, comunicando de forma oportuna al encargado del tratamiento, todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado y adoptar las demás medidas necesarias para que la información suministrada a este se mantenga actualizada;
d. Informar de manera oportuna al encargado del tratamiento las rectificaciones realizadas sobre los datos personales para que éste proceda a realizar los ajustes pertinentes;
e. Exigir al encargado del tratamiento en todo momento, el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del Titular;
f. Informar al encargado del tratamiento cuando determinada información se encuentra en discusión por parte del titular, una vez se haya presentado la reclamación y no haya finalizado el trámite respectivo;
7.4. Deberes de Grupo Roble en Colombia respecto de la Superintendencia de Industria y Comercio.
a. Informarle cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los titulares.
b. Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio sobre tratamiento de datos personales.
8. DEBERES DE GRUPO ROBLE EN COLOMBIA CUANDO OBRA COMO ENCARGADO DEL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES
Si Grupo Roble en Colombia realiza el tratamiento de datos en nombre de otra entidad u organización (Responsable del Tratamiento) deberá cumplir los siguientes deberes:
a. Garantizar al titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data.
b. Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
c. Realizar oportunamente la actualización, rectificación o supresión de los datos.
d. Actualizar la información reportada por los responsables del tratamiento dentro de los cinco (5) días hábiles contados a partir de su recibo.
e. Tramitar las consultas y los reclamos formulados por los titulares en los términos señalados en la presente política.
f. Registrar en la base de datos la leyenda “reclamo en trámite” en la forma en que se establece en la presente política.
g. Insertar en la base de datos la leyenda “información en discusión judicial” una vez notificado por parte de la autoridad competente sobre procesos judiciales relacionados con la calidad del dato personal.
h. Abstenerse de circular información que esté siendo controvertida por el titular y cuyo bloqueo haya sido ordenado por la Superintendencia de Industria y Comercio.
i. Permitir el acceso a la información únicamente a las personas autorizadas por el titular o facultadas por la ley para dicho efecto.
j. Informar a la Superintendencia de Industria y Comercio cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los titulares.
k. Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.
9. DE LA AUTORIZACIÓN
9.1. Autorización para tratamiento de datos
Todo Tratamiento (recolección, almacenamiento, uso, circulación, supresión, etc.) de datos personales por parte de Grupo Roble en Colombia, requiere del consentimiento previo, expreso e informado del titular de los mismos. Grupo Roble en Colombia establecerá los mecanismos para conservar la prueba de la autorización otorgada por su titular y para obtener la autorización de los titulares garantizando en todo caso su consulta.
Los obligados a cumplir esta política deberán obtener de parte del titular su autorización previa, expresa e informada para recolectar y tratar sus datos personales. Esta obligación no es necesaria cuando se trate de datos de naturaleza pública, o en los otros casos previstos en el artículo 10 de la Ley 1581 de 2012.
9.2. Sobre la obtención de la autorización
Para obtener la autorización se deberán seguir las siguientes instrucciones:
En primer lugar, antes de que la persona autorice es necesario informarle de forma clara y expresa lo siguiente:
a) El tratamiento al cual serán sometidos sus datos personales y la finalidad del mismo;
b) El carácter facultativo de la respuesta a las preguntas que le sean hechas, cuando estas versen sobre datos sensibles o sobre los datos de las niñas, niños y adolescentes;
c) Los derechos que le asisten como titular
d) La identificación, dirección física o electrónica de Grupo Roble en Colombia.
En segundo lugar, obtendrá el consentimiento del titular a través de cualquier medio que pueda ser objeto de consulta posterior.
La autorización se podrá manifestar (i) por escrito en documento físico, electrónico o cualquier otro formato que permita garantizar su posterior consulta, tal como la página web, formularios, formatos, actividades, concursos, presenciales o en redes sociales, PQR, mensajes de datos, aplicaciones de mensajería instantánea o plataformas digitales, (ii) de forma oral o (iii) mediante conductas inequívocas del titular que permitan concluir de forma razonable que otorgó la autorización incluyendo, pero sin limitarse, a cualquier medio técnico o tecnológico idóneo que facilite al Titular su manifestación automatizada, dicha(s) conducta(s) debe(n) ser muy clara(s) de manera que no admita(n) duda o equivocación sobre la voluntad de autorizar el tratamiento. En ningún caso el silencio podrá asimilarse a una conducta inequívoca.
Se deberá dejar prueba del cumplimiento de la obligación de informar y del consentimiento. Grupo Roble en Colombia adoptará medidas tendientes para conservar prueba de la autorización por parte de los Titulares de datos personales para el Tratamiento de los mismos.
9.3. Autorización para tratamiento de datos sensibles
Cuando se trate de la recolección de datos sensibles se deben cumplir los siguientes requisitos:
a) La autorización debe ser explícita;
b) Se debe informar al Titular que no está obligado a autorizar el tratamiento de dicha información;
c) Se debe informar de forma explícita y previa al Titular cuáles de los datos que serán objeto de tratamiento son sensibles y la finalidad del mismo;
d) Ninguna actividad podrá condicionarse a que el Titular suministre datos personales sensibles.
En caso de recolección, los datos sensibles serán recolectados y tratados para las finalidades expresamente autorizadas por el titular.
Grupo Roble en Colombia se compromete a proteger la privacidad durante el procesamiento de sus datos personales identificables y sensibles. Cuando los titulares de la información autoricen de manera explícita el uso de datos sensibles, Grupo Roble en Colombia hará uso de estos con especial cuidado y de conformidad con las reglas establecidas en la legislación de protección de datos y sus decretos reglamentarios.
9.4. Autorización de tratamiento de datos de niños, niñas y adolescentes (NNA)
Conforme con la normativa de protección de datos personales, la información personal de los niños, niñas y adolescentes se encuentra sujeta a una especial protección por parte de Grupo Roble en Colombia. Esta información podrá ser tratada en el desarrollo de actividades sociales, promocionales, de investigación y de beneficios a los hijos de los colaboradores. La autorización del tratamiento debe ser otorgada previamente por el representante legal del menor, previo ejercicio del menor de su derecho a ser escuchado conforme a la razonable determinación de su nivel de madurez, autonomía y capacidad para entender el asunto.
Cuando se trate de la recolección y tratamiento de datos de niños, niñas y adolescentes se deben cumplir los siguientes requisitos:
a) La autorización debe ser otorgada por personas que estén facultadas para representar los NNA. El representante de los NNA deberá garantizarles el derecho a ser escuchados y valorar su opinión del tratamiento teniendo en cuenta la madurez, autonomía y capacidad de los NNA para entender el asunto.
b) Se debe informar que es facultativo responder preguntas sobre datos de los NNA.
El tratamiento de este tipo especial de datos está supeditado al cumplimiento de las condiciones fijadas por la normativa de protección de datos personales, como las siguientes:
I. Asegurar que el tratamiento respete el interés superior, los derechos prevalentes y los derechos fundamentales de los niños, niñas y adolescentes.
II. Tratar exclusivamente datos que sean de naturaleza pública o que si se tratan datos privados o semiprivados se haga en los términos de la sentencia C-748 de 2011 de la Corte Constitucional.
III. Informar al menor y a su representante legal sobre los términos y condiciones de la respectiva actividad.
10. TRANSFERENCIA NACIONAL O INTERNACIONAL DE DATOS PERSONALES
Grupo Roble en Colombia podrá realizar transferencias de datos a otros Responsables del tratamiento cuando así esté autorizado por el titular de la información o por la ley o por un mandato administrativo o judicial.
11.TRANSMISIONES INTERNACIONALES Y NACIONALES DE DATOS A ENCARGADOS
Grupo Roble en Colombia podrá enviar o transmitir datos a uno o varios encargados ubicados dentro o fuera del territorio de la República de Colombia cuando cuente con autorización de titular o cuando sin contar con la autorización exista entre el Responsable y el encargado un contrato, en los términos de los artículos 2.2.2.25.5.1 y 2.2.2.25.5.2 del Decreto 1074 de 2015.
12.PROCEDIMIENTOS PARA QUE LOS TITULARES PUEDAN EJERCER SUS DERECHOS
A continuación, se detallan los procedimientos para que los titulares de los datos puedan ejercer los derechos a conocer, actualizar, rectificar y suprimir información o revocar la autorización.
12.1. Legitimación
Los derechos de los Titulares, podrán ejercerse por las siguientes personas legitimadas de conformidad con el artículo 2.2.2.25.4.1 del Decreto 1074 de 2015:
a. Por el Titular, quien deberá acreditar su identidad en forma suficiente por los distintos medios que le ponga a disposición Grupo Roble de Colombia.
b. Por sus causahabientes, quienes deberán acreditar tal calidad.
c. Por el representante y/o apoderado del Titular, previa acreditación de la representación o apoderamiento.
d. Por estipulación a favor de otro o para otro.
Los derechos de los niños, niñas o adolescentes se ejercerán por las personas que estén facultadas para representarlos.
12.2. Canales para el ejercicio de los derechos
Todas las consultas y reclamos a Grupo Roble en Colombia se podrán realizar a través de los siguientes mecanismos:
a) Correo electrónico: colombia@gr.bodiagency.com;
b) Comunicación remitida a la dirección física: Av Calle 26 No. 69B -45 Oficina 608;
c) Teléfono: 4054000.
12.3. Consultas
Los Titulares o sus causahabientes podrán consultar la información personal del Titular que repose en cualquier base de datos, sea esta del sector público o privado. El Responsable del Tratamiento o Encargado del Tratamiento deberán suministrar a estos toda la información contenida en el registro individual o que esté vinculada con la identificación del Titular.
La consulta se formulará por el medio habilitado por el Responsable del Tratamiento o Encargado del Tratamiento, siempre y cuando se pueda mantener prueba de esta. Todas las consultas que realicen las personas legitimadas para conocer los datos personales que reposen en las bases de datos de Grupo Roble en Colombia se canalizarán a través de los canales destinados para el efecto. En todo caso es necesario dejar prueba de lo siguiente:
a. Fecha de recibo de la consulta
b. Identidad del solicitante
Una vez verificada la identidad del titular se le suministrarán los datos personales requeridos. La respuesta a la consulta deberá comunicarse al solicitante en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la misma. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
12.4. Reclamos
El Titular o sus causahabientes que consideren que la información contenida en una base de datos debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en esta ley, podrán presentar un reclamo ante el Responsable del Tratamiento o el Encargado del Tratamiento.
Los reclamos del titular, pueden tener por objeto corregir, actualizar, o suprimir datos o elevar una queja por el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes establecidos para el régimen de protección de datos y en esta política.
El reclamo debe presentarse mediante solicitud dirigida a Grupo Roble en Colombia que contenga la siguiente información:
a. Nombre e identificación del titular del dato o la persona legitimada
b. Descripción precisa y completa de los hechos que dan lugar al reclamo
c. Dirección física o electrónica para remitir la respuesta e informar sobre el estado del trámite
d. Documentos y demás pruebas pertinentes que quiera hacer valer
Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.
Si el reclamo está completo, se incluirá en la base de datos o sistema de información una leyenda que diga “reclamo en trámite” y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Ésta deberá mantenerse hasta que el reclamo sea decidido.
El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
12.5. Excepciones al deber de suprimir los datos
El derecho del titular a suprimir sus datos no es absoluto y en consecuencia Grupo Roble en Colombia podrá negar el ejercicio del mismo cuando:
a. El titular tenga un deber legal o contractual de permanecer en la base de datos.
b. La eliminación de datos obstaculice actuaciones judiciales o administrativas vinculadas a obligaciones fiscales, la investigación y persecución de delitos o la actualización de sanciones administrativas.
c. Los datos sean necesarios para proteger los intereses jurídicamente tutelados del titular, para realizar una acción en función del interés público o para cumplir con una obligación legalmente adquirida por el titular.
13. PERSONA O ÁREA RESPONSABLE DE LA PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES Y LA ATENCIÓN DE PETICIONES, CONSULTAS, QUEJAS O RECLAMOS
La Gerencia Legal es la dependencia encargada de la función de protección de datos la cual se puede contactar a través de email colombia@gr.bodiagency.com o los otros medios señalados en esta PTI. Ante esta dependencia el titular de la información puede ejercer sus derechos, entre ellos conocer, actualizar, rectificar y suprimir el dato y revocar la autorización.
14. VIDEOVIGILANCIA
Grupo Roble en Colombia utiliza diversos medios de video vigilancia instalados en diferentes sitios internos y externos de nuestras instalaciones u oficinas. Grupo Roble en Colombia informa sobre la existencia de estos mecanismos mediante la difusión en sitios visibles de avisos de privacidad o de videovigilancia.
La información recolectada se utilizará para fines de seguridad de las personas, los bienes e instalaciones, y las finalidades informadas mediante los avisos de privacidad. Las grabaciones e imágenes recolectadas podrán ser utilizados como prueba en cualquier tipo de proceso y trámites relacionados como trámites de reclamaciones ante aseguradoras.
15.FECHA DE ENTRADA EN VIGENCIA DE LA PRESENTE POLÍTICA Y PERÍODO DE VIGENCIA DE LA BASE DE DATOS.
La presente Política rige a partir del día once (11) de octubre de 2021 y hasta el término de duración legal de Grupo Roble en Colombia. La vigencia de la base de datos será el tiempo razonable y necesario para cumplir las finalidades del tratamiento teniendo en cuenta lo dispuesto en el artículo 11 del Decreto 1377 de 2013. Con miras a mantener la vigencia de la PTI, Grupo Roble en Colombia puede ajustar y modificar la PTI.
Los Datos Personales y bases de datos en las que se registren datos personales bajo el control de Grupo Roble en Colombia tendrán una vigencia igual al tiempo en que se mantenga y utilice la información para las finalidades descritas en la PTI. Una vez se cumplan esas finalidades y siempre que no exista un deber legal o contractual de conservar su información, sus datos serán eliminados de nuestras bases de datos. En todo caso, los datos personales proporcionados se conservarán mientras se mantenga la relación contractual con el Titular de la información y serán resguardados durante el término requerido según la finalidad del Tratamiento y en cumplimiento de los deberes legales o contractuales.
16.DATOS DE RESPONSABLES DEL TRATAMIENTO
16.1. Grupo Roble de Colombia S.A.S
• Razón social: Grupo Roble de Colombia S.A.S
• NIT: 900.073.946
• Dirección: Av Calle 26 No. 69B -45 Oficina 608 en Bogotá, D.C., Colombia
• Correo Electrónico: colombia@gr.bodiagency.com
• Teléfono: 4054000
16.2 Inversiones Inmobiliarias de Colombia S.A.S
• Razón social: Inversiones Inmobiliarias de Colombia S.A.S
• NIT: 900.073.948
• Dirección: Av Calle 26 No. 69B -45 Oficina 608 en Bogotá, D.C., Colombia
• Correo Electrónico: colombia@gr.bodiagency.com
• Teléfono: 4054000
16.3. Corporación de Inversiones de Colombia S.A. Sucursal Colombia
• Razón social: Corporación de Inversiones de Colombia S.A. Sucursal Colombia
• NIT: 900.536.058
• Dirección: Av Calle 26 No. 69B -45 Oficina 608 en Bogotá, D.C., Colombia
• Correo Electrónico: colombia@gr.bodiagency.com
• Teléfono: 4054000
16.4. Edificio Bogotá Corporate Center UNE MARSH – Propiedad Horizontal
• Razón social: Edificio Bogotá Corporate Center UNE MARSH – Propiedad Horizontal
• NIT: 900.324.376
• Dirección: Av Calle 26 No. 69B -45 Oficina 608 en Bogotá, D.C., Colombia
• Correo Electrónico: colombia@gr.bodiagency.com
• Teléfono: 4054000
